Cinco consejos para comprar programas para su empresa

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Muchos empresarios de la micro y pequeña empresa han considerado en alguna oportunidad la posibilidad de encargar la elaboración de un programa o comprar uno que supuestamente les resuelva los problemas de gestión. La aventura comienza con un gran entusiasmo alimentado continuamente con promesas de características un poco lejos de la realidad que se van conviertiendo en una espesa pesadilla cuando los botones de las pantallas dejan de funcionar o el programa se ejecuta lejos de lo esperado y ya se tienen miles de soles o dolares invertidos en el proyecto.

En la mayoría de los casos, una empresa pequeña o mediana, puede solucionar el problema de automatización de sus procesos de negocio programando sus hojas de cálculo y procesadores de texto, clientes de correo electrónico y presentadores. Sea que use codigo propietario o libre siempre puede hacer que la comptudora haga muchas tareas repetitivas por usted. Generalmente, esto ocurre, cuando es una sola computadora y varios usuarios. Pero cuando son varios usuarios, con varias computadoras y muchas necesidades puede ser la hora de pensar en comprar o mandar hacer un programa a la medida de la empresa.

En las próximas líneas vamos hacer referencias a cinco criterios que Ud. tiene que tener en cuenta cuando encarga el diseño, el desarrollo, la implementación, el mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico de un software propietario o la medida.

Primera recomendación:

Tiene que tener muy claro que proceso de su negocio quiere automatizar. Esto es muy importante por que de esta manera usted define el alcance del proyecto, es decir, hasta donde quiere llegar con su programa, exactamente, que es lo que hara el programa, para quienes lo hara, donde, cuando y como. Es importante definir este detalle por que el alcance va ha definir cuanto va a costar, en tiempo, dinero y personas, su programa de computo. En este punto también tiene que definir, a través de un análisis de costo beneficio, cuanto le conviene cambiar hacia un sistema informatico. Debe estar convencido que es necesario y que le va ser de suma utilidad. El escenario que debe evitar es tener un sistema de computo que funciona a medias, que da mensajes de error o que le presenta información erronea de sus clientes. Por ese motivo, tiene que estar convencido por convicción que es necesario para su organización automatizar procesos, en caso contrario, es mejor que no continue con el proyecto.

Segunda Recomendación

Una vez que esta convencido que es necesario un sistema informatico para su empresa tiene que continuar con lo siguiente: convocar, seleccionar y contratar a una empresa desarrolladora de software. Tiene que tener cuidado cuando escoge a la empresa de software. Escoga una empresa con experiencia, pero tal vez algo más importante que la experiencia es que tenga una cartera de clientes satisfechos y que éstos estén más o menos por su rubro. Es muy recomendable, de acuerdo a la envergadura del proyecto, que contrate a una empresa. Evite contratar a una sola persona a titulo personal, es mejor una empresa con personeria juridica. Se puede dar el caso que los recursos sean escasos, la premura del tiempo puede ser un factor crítico y las demandas de los empleados apremiantes. En ese caso puede solicitar a los diversos institutos de computación, tanto privados como nacionales, la conformación de un equipo de estudiantes para desarrollar su programa, a manera de pracitca y por una remuneración adeacuada. El mensaje es claro, evite contratar a una sola persona para hacer el trabajo. Usted me puede decir: "pero eso me va ha salir carisimo". Es probable que si, pero si considera que una sola persona puede tener todo el control de la información de su empresa y puede desaparecer en cualquier momento dejandolo sin soporte y sin mantenimiento, pues seria un riesgo de alto impacto que deberia considerar mitigar de manera apropiada.

Tercera Recomendación

Cuando este conversando con la empresa que va ha desarrollar el software para su empresa tiene que considerar los siguientes aspectos que son muy importantes. Si la empresa ya tiene un producto empaquetado y listo para instalar y usar, Usted tiene que tener claro el esquema de licenciamiento del programa, el precio de las licencias, los plazos de mantenimiento, soporte y actualizaciones. Se asume que la instalación de un producto de este tipo dura solo minutos. Debe tener en cuenta, además, que un programa siempre esta mejorando y los servicios de post venta son de vital importancia para mantener la funcionalidad de su programa a largo plazo.

Caso contrario, Usted puede encargar a una empresa de software que desarrolle un programa para Usted, a su medida. En ese caso tiene que considerar que usted brindara información relevante de su empresa, identificara y detallara procesos de negocios y en ese caso tiene que considerar contratar un buen abogado y firmar un contrato de Propiedad Intelectual en el cual tenga una participación como creador del programa. En ese caso también, el código fuente del programa, de acuerdo a las negociaciones con la empresa desarrolladora de software, podría ser integramente de su empresa o compartido con la empresa desarrolladora de software. Debo reconocer que en nuestro país estas prácticas son poco usadas pero en un entorno cada vez más competitivo y globalizado considero importante comenzar a ponerlas en práctica.

Finalmente, otro aspecto importante que tiene que negociar con la empresa desarrolladora de software son las penalidades por entregar fuera de fecha los entregables del programa. Esto permite tener un control durante el tiempo de desarrollo del programa y le permite cuidar sus recursos economicos.

Cuarta Recomendación

Si ya tiene a la empresa que va desarrollar su programa y las condiciones con las cuales va a trabajar, tiene que hacer lo siguiente. Dentro de su organización necesita encargar algún colaborador para que sea el nexo entre la empresa de software y su organización. Hay tres funciones que tiene que realizar este colaborador: la primera, monitorear el avance del proyecto en el sentido de verificar si el programa funciona o no. En ese caso, no necesariamente tiene que ser un experto en computación. Los usuarios finales son muy exigentes a la hora de trabajar con programas y es un filtro bastante eficiente. Segundo, el colaborador, será el único camino por el cual la empresa desarrolladora de software podrá pedir información acerca de los procesos de la empresa. De esta manera se asegura que sea un solo interlocutor autorizado hacia dentro y fuera de la empresa. Es una gran responsabilidad porque tendrá que gestionar en algún momento información importante acerca de la empresa. Y finalmente, este colaborador tendrá la misión de probar antes que nadie si el entregable cumple con las definiciones de alcance que se propusieron en la primera etapa. Si él lo aprueba, entonces, se presentaria a la empresa en su conjunto, caso contario, seria poco recomendable. También se puede considerar la contratación de un tercero para desarrollar estas tareas.

Quinta recomendación

Supongamos que su programa ya esta funcionando. Asumamos que ya se han instalado en todas las computadoras y todos los usuarios usan el programa. Conforme pasan los días, los meses y algunos años, uno que otro usuario se ha vuelto muy experto en el uso del programa. Seria entonces recomendable tener una bitacora del uso, fallas y costumbres que se han presentado durante el uso del programa. Documentar las mejores prácticas servira para que los nuevos empleados demoren mucho menos en dominar el programa y puedan ser más productivos en poco tiempo. Pasado un tiempo, es necesario considerar de nuevo, en función del plan estrategico de la empresa, la necesidad de implementar un versión nueva del software que hicimos hace unos años atrás o mantenerlo con algunas modificaciones necesarias.

Finalmente, debemos considerar que todo cambio tecnologico implica necesariamente un cambio en la forma en como trabajamos, es decir, esta relacionado con nuestras costumbres laborales. Este aspecto es crucial, por esa razón, es importante estar convencido por convicción propia que la adopción de un cambio tecnológico es necesario para nuestra organización, caso contrario, veremos solamente varias fotos en formato jpg de nuestro programa en la pantalla de nuestra computadora.

Por Manuel Vargas Alegria